4 Erkenntnisse aus der Einführung eines Innovationssystems in einer globalen Organisation

Die Integration eines neuen Softwaresystems stellt für Unternehmen, insbesondere für komplexe Konzerne mit zahlreichen Geschäftsbereichen, Abteilungen und internationalen Niederlassungen, eine tiefgreifende Veränderung dar. Eine solch umfangreiche Aufgabe erfordert den Einsatz qualifizierter Innovationsmanagement-Experten und das Commitment des Top-Managements, um nachhaltig erfolgreich zu sein. Dieser Artikel hebt vier grundlegende Erkenntnisse hervor, die aus den Erfahrungen von Toyota Motor Europe bei der Implementierung des ITONICS Innovation Operating System gewonnen werden konnten.

Andrew Willett ist als Senior Expert bei Toyota für Produktions- und Fertigungsinnovationen und deren Management in der gesamten europäischen Region verantwortlich. Als Toyota entschied, die japanische Seite des Unternehmens zu entlasten, bekamen Andrew und sein Team die Gelegenheit, Innovation näher an die europäische Produktion heranzurücken und allen Produktionszentren die Möglichkeit zu geben, sich an transformativen Aktivitäten zu beteiligen.

Laut Andrew beschleunigt sich das Innovationstempo, und die Produktionszentren wollten ihre "Mitglieder" - wie Toyota seine Mitarbeitenden nennt - mit den notwendigen Fähigkeiten ausstatten, um Schritt halten zu können. Mit mehreren hundert Mitgliedern in der europäischen Region, die aktiv an Innovation in der Fertigung beteiligt sind und alle über ein großes Potenzial und Fachwissen verfügen, wollte Toyota jedem Einzelnen die Möglichkeit geben, einen Beitrag zur Innovations-Pipeline zu leisten. Damals erkannten Andrew und sein Team die Notwendigkeit eines unternehmensweiten Innovationssystems, das all diese Menschen zusammenbringt.

Heute hat Toyota Motor Europe damit begonnen, Forschungs- und Innovationsinformationen auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren. Dieser Schritt ermöglicht es, Metriken unternehmensweit zu visualisieren und eine effiziente Innovationspipeline zu gewährleisten.

1. Eine Single Source of Truth anstreben

Im Innovationsmanagement fließen Daten aus einer Vielzahl von Quellen zusammen. Um diese Informationen zu aggregieren, zu organisieren und zu analysieren und gleichzeitig Redundanzen zu vermeiden, benötigen Innovationsexperten eine zentrale Anlaufstelle, auf die sie jederzeit und von jedem Ort aus zugreifen können. Diese Single Source of Truth, die kontinuierlich erweitert wird, erhöht die Transparenz und Zugänglichkeit und schafft einen Mehrwert für Innovation im Unternehmen.

“Gezielte Innovation erfordert einen 'Single Point of Truth'. Eine einzige Informationsquelle, an der sich die Mitarbeiter orientieren können und die es ihnen leicht macht, herauszufinden, was vor sich geht.”

Ein zentrales System zur Sammlung und Aufbereitung von Wissen fördert den Innovationsprozess durch klare Einblicke in erfolgreiche sowie weniger effektive Strategien und Projekte. Dabei stellt es präzise und zuverlässige Daten zur Verfügung, um strategische Anfragen von Entscheidungsträgern effektiv zu beantworten. Durch die Bündelung aller Innovationsaktivitäten ermöglicht dieses System ein integriertes Umfeld, das Effizienz steigert und die Wertschöpfung maximiert.

Andrew betont, dass Organisationen sich langfristig darauf konzentrieren sollten, eine einzige, zuverlässige Informationsquelle für alle Innovationsaspekte zu schaffen. Dadurch lassen sich verstreute Daten konsolidieren, aktualisieren und den verschiedensten Teams, Abteilungen und Standorten bereitstellen. Die Herausforderungen, die mit der Verwaltung mehrerer Informationsquellen und der Unsicherheit hinsichtlich der Aktualität der Daten einhergehen, sind erheblich. Eine kontinuierlich erweiterte, einheitliche Informationsquelle kann jedoch dabei unterstützen, den Mitarbeitern stets die aktuellsten Daten zur Verfügung zu stellen.

2. Anforderungen an das System definieren

Andrew und sein Team wählten etwa 40 Software-Tools aus und stellten sie verschiedenen Interessengruppen und Abteilungen vor. Die Tools wurden nach ihren Fähigkeiten bewertet und daraufhin gründlichen Tests unterzogen. Ziel war es, eine Reihe von Kritiken, Kostenanalysen und anderen Vorschlägen einzuholen, um die Unterstützung der relevanten Interessengruppen zu gewinnen. Ein wichtiger Bestandteil war die frühzeitige Ermittlung der Anforderungen an die Software und die besondere Berücksichtigung dieser Anforderungen in der Testphase.

“In diesem Kontext stellten wir fest, dass wir ein Datenbanksystem, ein Radarsystem und Roadmapping-Fähigkeiten benötigen. [...] Es existieren viele verschiedene Systeme, und wir haben sie hinsichtlich ihrer Kapazitäten untersucht, um zu ermitteln, welche unseren Anforderungen gerecht werden.”

Informationssilos auflösen

Für zahlreiche Unternehmen stellt die Auflösung von Organisationssilos eine permanente Herausforderung dar. Mit zunehmendem Wachstum einer Organisation steigt die Komplexität, Transparenz und Konsistenz unter den laufenden und geplanten Innovationsprojekten zu gewährleisten.

Diese Herausforderung veranlasste Toyota Motor Europe zur Einführung eines neuen Systems, das darauf abzielt, fragmentiertes Wissen und verstreute Innovationsinformationen auf einer einzigen Plattform zu vereinen. Diese Informationen beinhalten unter anderem zukünftige Trends, Technologien, Partner, Produkte, Vorschläge und Projekte. Mit einer digitalen Wissensdatenbank, dynamischen Radarvisualisierungen und Roadmaps zur ressourcenübergreifenden Projektplanung sollen Informationssilos beseitigt werden. Die folgende Grafik illustriert, wie das ITONICS Innovation Operating System in den Innovationsprozess von Toyota integriert wird.

Reduce costs

Die Teams, die an der Einführung beteiligt waren, analysierten ihre jeweiligen Herausforderungen, Forschungsabläufe und andere notwendige Bedingungen, die für den Einsatz eines erstklassigen Innovationssystems berücksichtigt werden mussten. Diese detaillierte Analyse beinhaltete spezifische Arbeitsschritte, Kosten, Reiseausgaben, ökologische Auswirkungen, rechtliche Aspekte und über tausend untergeordnete Prozessschritte. Die Analyse zog sowohl Worst-Case- als auch Best-Case-Szenarien in Betracht und lieferte die Basis für diverse Erfolgsmetriken, darunter auch die Reduzierung von Geschäftsreisekosten und Veranstaltungsteilnahmen.

Heute hat Toyota 200 Projekte verschiedener Größe mit einem Wert von mehr als 20 Millionen Euro auf der Plattform und eine klare Pipeline für neue Vorschläge. Die Plattform wurde vor, während und nach 58 externen Veranstaltungen erfolgreich als digitales Tool genutzt, das Hunderten von virtuellen Teilnehmenden die Bewertung neuer Unternehmen, Vorschläge und Projekte ermöglichte. Diese digitalisierte Umgebung minimiert zeitaufwendige Konferenzteilnahmen, Reisekosten und redundante Datenspeicherung und trägt so zur Kostensenkung bei.

Vertraulichkeit von Informationen gewährleisten

Die Einführung von Innovationsmanagement-Software in einem großen Unternehmen birgt unvermeidlich Herausforderungen hinsichtlich Datenschutz und Vertraulichkeit. Bei der Implementierung des ITONICS Innovation OS hatten zunächst nur wenige ausgewählte Mitarbeitende Zugriff auf die im System gespeicherten Informationen. Toyota überprüfte auch seine bestehenden Systeme und wie ITONICS in diese Struktur eingegliedert werden könnte. Durch die Anwendung einer Kombination aus spezifischen Berechtigungen auf der ITONICS-Plattform, gepaart mit den bestehenden Software-Tools, behalten die Mitarbeitenden von Toyota die Kontrolle über ihre Daten und sind sich genau im Klaren darüber, welche Informationen sie mit wem teilen.

Andrew unterstreicht die Anpassungsfähigkeit des Systems, indem er ausführlich darstellt, wie Zeitarbeitskräfte, zum Beispiel im Rahmen einer Partnerschaft und Praktikums - als "Interimspersonal" bezeichnet - vom Zugriff auf bestimmte Informationen ausgeschlossen werden können. Auch wenn ihr Einsatz aus rechtlichen Gründen begrenzt ist, werden diese Zeitarbeitskräfte dennoch in die neue Arbeitskultur des Unternehmens bestmöglich integriert. Sie können ihre Erkenntnisse in die Plattform einfließen lassen und so den kollektiven Wissenspool erweitern. Darüber hinaus können die Informationseigentümer bei Bedarf selektiv relevante Daten oder Projekte mit dem Interimspersonal teilen.

3. Relevante Stakeholder gewinnen

Beim Einführen eines neuen digitalen Softwaresystems in eine große Organisation ist es entscheidend, relevante Stakeholder als Befürworter zu gewinnen. Diese zu übergehen, ist keine empfehlenswerte Strategie. Es ist wichtig, sie frühzeitig in den Entscheidungs- und Implementierungsprozess einzubeziehen! Die Zustimmung des Managements allein reicht nicht aus. Es sollten auch diejenigen berücksichtigt werden, die unmittelbar vom neuen System betroffen sein werden.

“Der Mensch steht im Mittelpunkt der Innovation.”

Diese Interessengruppen sollten nicht nur auf die üblichen Geschäftspartner beschränkt sein. Beziehen Sie auch andere Abteilungen wie Human Resources oder Marketing ein, um zusätzliche Sichtweisen und Einschätzungen zu erhalten. Selbst wenn diese Abteilungen nicht sofort mit dem neuen System arbeiten, ist es wichtig zu analysieren, ob die neue Plattform in die Systemlandschaft des Unternehmens integriert werden und zukünftig auf weitere Teams und Abteilungen ausgeweitet werden kann. Entsprechend dem Motto: Von Anfang an groß denken!

4. Software allein reicht nicht aus

Toyota ist unbestreitbar ein Vorreiter in puncto Innovation. Der weltbekannte 'Toyota Way' – eine Sammlung von Leitlinien und Prinzipien – hat eine Firmenphilosophie und Unternehmenskultur geschaffen, die geographische und kulturelle Grenzen überwindet und eine einheitliche Sprache innerhalb des Unternehmens fördert. Trotz – oder vielleicht gerade wegen – seiner bewährten Methodik hat Toyota seine Einzigartigkeit und Innovationsfähigkeit bewahrt. Den Mitarbeitenden von Toyota werden ständig Möglichkeiten geboten, neue Ideen einzubringen, umzusetzen und firmenweit zu fördern.

“Man sollte nicht davon ausgehen, dass die Einführung von Software ausreicht, um Verhalten zu ändern.”

Unternehmen sollten sich jedoch nicht ausschließlich auf Software stützen, um Veränderungen herbeizuführen. Innovationsverantwortliche sollten nicht erwarten, dass die einfache Implementierung von Software sofortige Veränderungen in der Unternehmenskultur und im Verhalten auslöst. Die Integration eines Softwaresystems in einem Unternehmen geht über die Implementierungsphase hinaus. Sie erfordert durchgehende und zielgerichtete Bemühungen, um die Mitarbeitenden sinnvoll einzubeziehen und zu engagieren. All dies ist tief in der Unternehmenskultur verwurzelt. Eine Innovationskultur, die interne Veränderungen fördert, schafft eine optimale Grundlage für die Einführung eines Innovationssystems.

Über Toyota Motor Europe

Toyota Motor Europe NV/SA (TME) leitet die europäischen Produktions- und Entwicklungsaktivitäten von Toyota sowie den Großhandelsvertrieb und das Marketing von Toyota-, GR- (Gazoo Racing) und Lexus-Fahrzeugen sowie von Teilen und Zubehör.

Über ITONICS

Das ITONICS Innovation OS zentralisiert sämtliche Ihrer Daten - von Trends und neuen Technologien über Startups und Wettbewerber bis hin zu Chancen, Risiken, Ideenherausforderungen, Innovationsportfolios und Roadmaps. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Innovationsaktivitäten, von der Strategie bis zur Umsetzung, auf einer einzigen digitalen Plattform zu bündeln. Mit der ITONICS Innovationsmanagement-Software können Sie Ihre Innovationsprozesse planen, strukturieren und verwalten, und das alles mit maximaler Transparenz. Vereinbaren Sie eine Demo mit unseren Innovationsexperten und testen Sie das Innovation OS kostenlos.