5 Schritte zur erfolgreichen Einführung von Innovationssoftware

Die Entscheidung, Ihre Innovationsaktivitäten mit Hilfe von Software zu systematisieren und zu skalieren, ist der erste große Schritt, um Transformation und Wachstum in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Aber das ist nur der Anfang. Die nächste Herausforderung ist die nahtlose Integration Ihres neuen Systems in die bestehenden Strukturen Ihres Unternehmen.

Die Einführung eines Softwaresystems erfordert Engagement und Ressourcen und kann für Unternehmen einen massiven Veränderungsprozess darstellen. Vor allem für Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen, Abteilungen und Niederlassungen auf der ganzen Welt muss dieses Unterfangen sorgfältig überlegt und geplant werden, um die Einführung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Unser Guide enthält praktische Tipps, die Unternehmen bei der Planung, Umsetzung und Akzeptanz eines neuen Systems unterstützen und ihnen dabei helfen, die Vorteile von Innovationssoftware zu nutzen.

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Die Einführung einer (neuen) Innovationssoftware kann für ein Unternehmen ein echter Wendepunkt sein. Es ist jedoch wichtig, eine gut geplante Einführungsstrategie zu haben, die die bestehenden Arbeitspraktiken des Unternehmens berücksichtigt und die Mitarbeiter ermutigt, die neue Software anzunehmen. Auf diese Weise können Sie eine einheitliche Informationsquelle schaffen, die Innovation und Wachstum in Ihrem Unternehmen fördert.

- Tassilo Henike, Director of Customer Innovation Success, ITONICS

Ein solider Rollout-Plan definiert den Umfang, die Ziele, den Zeitplan, die Kommunikations- und Supportkanäle sowie den Onboarding-Ansatz. Mit diesem Plan können Sie die Software-User auf die richtige Weise und über die richtigen Kanäle ansprechen und Ihr Unternehmen von Anfang an auf Erfolgskurs bringen. Wir haben die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte auf der Grundlage unserer langjährigen Erfahrung und Expertise mit einer Vielzahl globaler Kunden definiert.

1. Den Umfang der Einführung festlegen

Bei der Einführung von Innovationssoftware empfehlen wir Ihnen, sich für eine der beiden folgenden Strategien zu entscheiden, um Ihre Bemühungen zu fokussieren:

• Unternehmens- oder abteilungsweite Einführung (auch "Big Bang"-Rollout genannt)
• Soft-Rollout (oder ‘Power User’-Rollout)

Big-Bang-Rollout

Wie der Name schon sagt, geht es bei diesem Ansatz darum, die Plattform für eine große Anzahl von Nutzern einzuführen, z. B. für alle Standorte und Abteilungen Ihres Unternehmens.

Idealerweise geschieht dies zu unkritischen Zeiten wie Wochenenden, Feiertagen oder Urlaubszeiten. Das Ziel sollte sein, dass die Plattform dem Endnutzer zum festgelegten Zeitpunkt vollständig zur Verfügung steht.

Soft-Rollout

Bei einem Soft-Rollout wird die Plattform in mehreren Schritten eingeführt. Dadurch kann der Einführungsprozess sorgfältiger gestaltet werden, da er Schritt für Schritt erfolgt. Dieser Ansatz erfordert einen ressourcenintensiveren Prozess, und Soft-Rollouts richten sich nur an eine bestimmte (kleinere) Benutzergruppe, z. B. eine Abteilung, Benutzergruppe oder Geschäftseinheit. Daher sollte dieser Einführungsplan damit beginnen, die Abteilung(en) oder Geschäftseinheit(en) zu ermitteln, die die Plattform als erste übernehmen werden.

Auf diese Weise können die Anwendungseigentümer zunächst Feedback einholen und dieses in die Plattform einfließen lassen, bevor die Software unternehmensweit eingeführt wird. Dadurch können die Anwendungseigentümer frühzeitig wertvolle Erfahrungen sammeln.

Letztendlich sollte die Entscheidung für einen Soft- oder Big Bang-Rollout auf den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens sowie auf den potenziellen Risiken und Vorteilen der jeweiligen Vorgehensweise basieren.

Case Study: Toyota Motor Europe

Angesichts der rasanten Beschleunigung der Innovation im Automobilsektor benötigte Toyota eine Softwarelösung, um die Effizienz von Forschung und Innovation in allen europäischen Produktionszentren zu maximieren.

Als Toyota Motor Europe das ITONICS Innovation OS einführte, begann das Unternehmen mit einer kleinen Benutzergruppe, um die wichtigsten Interessengruppen in das System einzubinden, bevor nach und nach weitere Teile des Unternehmens einbezogen wurden. Die Mitarbeiter sollten sich für das System verantwortlich fühlen und es mitgestalten können. Nachdem die wichtigsten Interessengruppen gewonnen waren, wurden mehr als 150 Mitarbeiter geschult, die die Plattform in Zukunft weiter in das Unternehmen tragen werden.

Die Software wird heute von mehr als 500 Toyota-Mitgliedern in ganz Europa genutzt, mit dem Ziel, sie auf weitere Teile des Unternehmens auszudehnen.

Eine 'Single Source of Truth' [für Innovation] in einem Unternehmen zu haben, ist ein großer Vorteil. Aber man muss sinnvolle Grenzen ziehen, damit man nicht in die Arbeitsbereiche anderer eindringt oder versucht, ihnen etwas aufzuzwingen.

- Andrew Willett, Senior Expert, Toyota Motor Europe

Lesen Sie mehr dazu: 4 Erkenntnisse aus der Einführung eines Innovationssystems in einer globalen Organisation

2. Die Ziele klar definieren

Ziel sollte es sein, eine nahtlose und motivierende Einführung zu schaffen. Versuchen Sie als Anwendungseigentümer, wie ein Benutzer zu denken, nicht wie ein Administrator.

Die Nutzer sollten in der Lage sein, zwei wichtige Fragen zu beantworten:

• Welchen Wert hat die neue Plattform für mich?
• 
  Welche Rolle spiele ich auf der Plattform und welche Aufgaben muss ich erfüllen?

Denken Sie daran, dass Ihre Nutzer wahrscheinlich bereits mit anderen Plattformen arbeiten und die Einführung der neuen Plattform als zusätzliche Arbeit empfinden könnten.

Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:

• Woran sind bestimmte Nutzer am meisten interessiert?
• Wie geht die Software mit den aktuellen Problemen der Nutzer um?
• Welche Vorteile ergeben sich für die Nutzer aus der Arbeit mit dem System?

3. Einen zeitlichen Rahmen definieren

Der Plan für die Implementierung der Innovationsplattform sollte die Vorbereitung der Einführung, die Einführung selbst und die Zeit nach der Einführung umfassen. Der Zeitplan für die Einführung ist für jede Software unterschiedlich und hängt vom Umfang des Anwendungsfalls/der Anwendungsfälle, dem Umfang der Einführung und den internen Anforderungen ab. Daher sollte unser vorgeschlagener Zeitplan eher als Orientierungshilfe dienen.

3-4 Monate vor dem Rollout:

• Rollout-Plan erstellen
• Ihr IT-Team und den Registrierungs-/Anmeldeprozess vorbereiten
• Die Plattform mit ersten Inhalten befüllen
  
  
• Einen Kommunikationsplan erstellen / Ihre interne Kommunikation vorbereiten

1-2 Monate vor dem Rollout:

• Mit Testusern und Geschäftsbereichen sprechen, um die Anwendungsfälle zu validieren
• Feedback von Testnutzern einholen und umsetzen
• Fertigstellung der Inhalte auf der Plattform und ggf. Landing Page
• Die Einführung ankündigen

2-3 Wochen vor dem Rollout:

• Die Einführungs-Checkliste durchgehen
• Intensives Testen

Rollout-Woche:

• Die Einführung als Event aufziehen
• 
  Die Einführung weiter innerhalb des Unternehmens kommunizieren

Nach dem Rollout:

• Follow-up-Kommunikation/ Success Story teilen
• 
  Laufend Feedback einholen

4. Kommunikationskanäle bestimmen

Effektive Kommunikation ist entscheidend für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Wir empfehlen, vor, während und nach der Einführung über verschiedene Kanäle zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Nutzer Zugang zu den Informationen haben.

1. E-Mails sind ein effektiver Weg, um Aktualisierungen und Ankündigungen zu kommunizieren, da alle Benutzer natürlich Zugang zu E-Mails haben. Wir empfehlen den Versand von Newslettern direkt aus der Software (falls verfügbar), um Vertrautheit und Vertrauen in das System aufzubauen. E-Mails sind ein guter Weg, um mit den Benutzern zu kommunizieren, aber es sollte nicht der einzige Weg sein.

2. Videos sind ansprechend. Nutzen Sie sie, um den Zweck des Tools zu erklären oder eine Anleitung zur Navigation im System und zur Kommunikation in Ihrem Intranet zu geben.

3. Wenn es um das Onboarding von Benutzern geht, sind persönliche Treffen oder Remote-Meetings persönlicher und ansprechender. Erwägen Sie eine oder mehrere Onboarding-Sessions zur Einführung des neuen Tools, die für diejenigen, die nicht teilnehmen können, aufgezeichnet werden können.

4. Der Großteil der Kommunikation wird nutzerorientiert sein. Nutzen Sie interne "Social Media"-Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Yammer-Gruppen, um die Message zu verbreiten. In manchen Fällen ist es von Vorteil, sich nicht nur an die Benutzer, sondern auch an ein Publikum außerhalb Ihres Unternehmens zu wenden, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen. LinkedIn ist auch ein großartiger Kanal, um Meilensteine oder die Erfolgsgeschichte der neu eingeführten Plattform mit einer größeren Gemeinschaft zu teilen. Denken Sie daran, dass der Einführungsprozess nicht mit der Einladung des Nutzers endet, also sollte auch Ihre Kommunikation hier nicht enden.

5. Support-Kanäle einrichten

Sobald die Plattform eingerichtet ist und die Endnutzer sie nutzen, sollten Sie auf Anfragen und Verbesserungsvorschläge vorbereitet sein.

Überlegen Sie, wie Sie Verbesserungsvorschläge kontinuierlich sammeln können, z. B. mit einer Support-Schaltfläche auf der Plattform oder einer speziellen E-Mail-Adresse, an die Anfragen gerichtet werden können.

Nutzen Sie die Systemstatistiken (falls vorhanden), um die Aktivitäten der Nutzer auf der Plattform zu verfolgen. Dies hilft Ihnen bei der Planung und Überwachung Ihrer Einführung und bei der Festlegung spezifischer Ziele für die Nutzung der Plattform.

Um mehr darüber zu erfahren, wie ITONICS Ihnen helfen kann, Ihre Innovationsaktivitäten zu skalieren und die Transformation und das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben, fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an.

Ihre Einführungs-Checkliste

Damit Sie bei Ihrer Softwareeinführung nichts vergessen, nutzen Sie unsere Checkliste mit allen wichtigen Aspekten, die in unserem PDF-Guide enthalten ist.