Mit Problem Statements zu besseren Projektergebnissen

Wenn ein Problem Statement bereits eine Handlung oder Lösung enthält, leidet die Qualität der späteren Lösung. Wird das Problem nicht korrekt formuliert, sind die folgenden Ergebnisse vielleicht brillant, aber nicht wertschöpfend.

Die Bedeutung von Problem Statements als grundlegende Vorarbeit kann kaum überschätzt werden. Ein sauber formuliertes Problem Statement schafft Fokus für das gesamte Team. In der Folge lassen sich bessere Entscheidungen treffen, und alle Beteiligten verstehen, was genau gelöst werden muss, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Ein starkes Problem Statement bildet die Grundlage für wirksame Lösungen und erfolgreiche Projektergebnisse. Es klärt Ziele und verhindert, dass Teams zu früh in konkrete Lösungen springen.

Exhibit 1: Ein Template für Problem Statements

Viele Problem Statements scheitern, weil sie zu vage oder bereits lösungsorientiert sind. „Wir brauchen eine neue App“ ist kein Problem Statement. „Die Kundenzufriedenheit ist innerhalb von drei Monaten aufgrund langsamer Reaktionszeiten um 23 Prozent gesunken“ hingegen schon. Ein gutes Problem Statement gibt Klarheit und Fokus auf das eigentliche Kernproblem und ermöglicht es Teams, gezielte und wirksame Lösungen zu entwickeln.

Der Prozess des Schreibens zwingt dazu, Annahmen zu hinterfragen. Er erfordert die Beobachtung von Verhalten und die klare Trennung zwischen dem eigentlichen Problem und seinen Symptomen.

Die 7 Kernbestandteile eines wirksamen Problem Statements

Jedes effektive Problem Statement enthält spezifische Elemente, die diffuse Beobachtungen in klar definierte Handlungsfelder übersetzen. Dazu gehören die Beschreibung des aktuellen Zustands, die negativen Konsequenzen und ein klar umrissener Zielzustand.

Eine klare Struktur, die auf Logik und Wirkung basiert, verhindert, dass zu früh über Lösungen gesprochen wird.

• Beginnen Sie mit dem Ist-Zustand. Beschreiben Sie möglichst konkret, was aktuell passiert. Nutzen Sie belastbare Daten und Feedback als Beleg. „Die Fluktuation ist im zweiten Quartal um 40 Prozent gestiegen“ ist aussagekräftiger als „Die Mitarbeitenden wirken unzufrieden“.
• Benennen Sie, wer von dem Problem betroffen ist. Definieren Sie klar die relevanten Zielgruppen, etwa Kundinnen und Kunden, Mitarbeitende oder bestimmte Abteilungen. Häufig erleben unterschiedliche Stakeholder verschiedene Pain Points desselben Problems. Geringes Engagement kann beispielsweise auf tieferliegende Themen in Kultur und Zusammenarbeit hinweisen, die sich durch Befragungen präziser lokalisieren lassen.
• Definieren Sie den Umfang des Problems. Machen Sie die Lücke zwischen Ist- und Soll-Zustand messbar. „Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt bei 48 Stunden, erwartet werden 4 Stunden.“ Das schafft klare Zielgrößen.
• Ergänzen Sie Hintergrundinformationen. Erläutern Sie, warum das Problem entsteht. Vielleicht zeigen Kundenrückmeldungen ein unerfülltes Bedürfnis. Oder Interviews decken Prozessengpässe auf. Dieser Kontext macht die Relevanz des Problems nachvollziehbar.
• Beschreiben Sie die negativen Konsequenzen. Was passiert, wenn das Problem ungelöst bleibt? Was bedeutet das in drei oder sechs Monaten? So entsteht Dringlichkeit, ohne eine bestimmte Lösung vorzugeben.
• Führen Sie eine Ursachenanalyse durch. Verwechseln Sie Symptome nicht mit Ursachen. Hohe Fluktuation kann beispielsweise auf mangelhafte Einarbeitung zurückgehen und nicht auf Vergütung.
• Definieren Sie den Zielzustand eindeutig. Beschreiben Sie, wie Erfolg aussieht und woran klar erkennbar ist, dass das Problem gelöst wurde.

Um die Wirksamkeit nicht zu schwächen, dürfen Problem Statements keine Lösungsansätze oder Annahmen enthalten. Die klare Trennung hält Teams offen für kreative Ansätze, die sonst übersehen würden. Die Aufgabe des Problem Statements ist ausschließlich die präzise Beschreibung des Problems.

Wirksame Problem Statements als Grundlage für bessere Lösungen

Gute Problem Statements sind der erste Schritt zu sinnvollen Projektergebnissen und entscheidend für den Projekterfolg. Sie richten alle Beteiligten auf ein gemeinsames Verständnis aus, bevor Ressourcen in Lösungen fließen.

Ein häufiger Fehler im Projektmanagement ist das vorschnelle Springen zu Lösungsansätzen, ohne das Problem vollständig zu verstehen. Das führt zu Ressourcenverschwendung und Lösungen, die Ursachen nicht adressieren.

Ein wirksames Problem Statement (Exhibit 1) erfüllt daher drei Funktionen:

1. Es beschreibt den Ist-Zustand klar.
2. 
   Es identifiziert die betroffenen Stakeholder.
3. 
   Es erklärt, warum das Problem besteht, ohne eine Lösung vorwegzunehmen.

Darüber hinaus hilft ein klar formuliertes Problem Statement, den Projektfortschritt entlang der Ziele zu steuern und den Fokus über den gesamten Projektlebenszyklus zu halten.

Häufige Fehler und Herausforderungen beim Formulieren

Viele Problem Statements scheitern bereits, bevor sie geschrieben werden, weil notwendige Validierungsschritte übersprungen werden. Der größte Fehler ist die Beschreibung einer Lösung statt des eigentlichen Problems.

„Wir brauchen neue Features für unsere App“ ist kein Problem Statement, sondern ein Lösungsansatz. Das eigentliche Problem könnte sein, dass 60 Prozent der Neukunden den Onboarding-Prozess abbrechen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Start ohne ausreichende Hintergrundrecherche. Eine fundierte Analyse von Daten, Kundenfeedback und Stakeholder-Input ist unerlässlich. Weitere typische Stolpersteine sind in Exhibit 2 dargestellt.

Exhibit 2: Typische Fehler und Herausforderungen bei der Erstellung eines Problem Statements

Aus Erfahrung zeigt sich: Werden negative Konsequenzen nicht beschrieben, fehlt Dringlichkeit. Entscheidungsträger müssen verstehen, was passiert, wenn das Problem ungelöst bleibt. Ohne diese Perspektive konkurriert das Thema schlecht mit anderen Prioritäten um Ressourcen.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist mehr Zeit zu Beginn erforderlich. Annahmen müssen validiert und Verständnislücken geschlossen werden. Erst danach lässt sich sicherstellen, dass tatsächlich ein relevantes Problem beschrieben wird.

Der strukturierte Prozess zur Erstellung eines Problem Statements

Ist die Methodik klar, stellt sich die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt. Kurz gesagt: sobald die Grundlagen gelegt sind. Viele Teams warten auf perfekte Informationen. Dieser Perfektionismus verzögert Fortschritt unnötig.

Der Start bedeutet nicht Eile, sondern ausreichendes Verständnis. Validierte Daten, Stakeholder-Input und eine saubere Ursachenanalyse sind Voraussetzung für ein belastbares Problem Statement.

Ein strukturierter Prozess hilft, bevor das eigentliche Schreiben beginnt:

1. Sammeln Sie Daten aus mehreren Quellen. Analysieren Sie Kundenfeedback, Kennzahlen und Berichte. Zahlen verankern das Statement in der Realität und verhindern Meinungsdebatten.

2.  

   Führen Sie Interviews mit zentralen Stakeholdern. Mitarbeitende an der Front sehen Probleme, die Führungskräfte übersehen. Kunden beschreiben Frustrationen, die intern oft unterschätzt werden.

    

   
   
   

3. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand wertfrei. Was passiert, wann tritt es auf und wer ist betroffen?

4. Identifizieren Sie Ursachen systematisch. Fragen Sie mehrfach nach dem „Warum“ und hinterfragen Sie erste Annahmen. Häufig adressieren scheinbar logische Lösungen nur Symptome (Exhibit 3).

    

   Exhibit 3: The 5 whys template to move from symptoms to root causes

    

5. Ordnen Sie die Erkenntnisse. Trennen Sie Fakten von Interpretationen und Wissen von Vermutungen.
6. Formulieren Sie das Problem Statement klar und verständlich. Es muss schnell erfassbar sein.
7. Holen Sie Feedback von Stakeholdern ein. Reaktionen zeigen, ob das eigentliche Problem getroffen wurde oder nur dessen Wahrnehmung.
8. Validieren Sie die finale Version anhand der Projektziele. Trägt die Lösung dieses Problems messbar zum Ziel bei?
9. Holen Sie eine formale Freigabe ein. Sie sichert Ressourcen und Verbindlichkeit.

Je nach Komplexität variiert der Zeitaufwand. Wichtig ist, keinen Schritt zu überspringen, da frühe Abkürzungen später zu großem Mehraufwand führen.

Daten und Kontexte vor dem Schreiben sammeln

Um Annahmen in Fakten zu überführen, ist eine gründliche Recherche entscheidend. Sie bestimmt, ob das richtige Problem gelöst wird.

Quantitative Daten

Analysieren Sie vorhandene Reports, Umfragen, Support-Tickets oder Finanzdaten. Sie liefern messbare Anhaltspunkte.

Zeit- und ortsbezogene Muster

Zeitliche Häufungen deuten auf operative Ursachen hin, räumliche Muster auf Prozess- oder Ressourcenprobleme.

Key Stakeholder auf allen Ebenen

Strategische, operative und praktische Perspektiven ergänzen sich und schärfen das Gesamtbild.

Externe Quellen

Kundenfeedback und Marktinformationen zeigen unerfüllte Bedürfnisse.

Wettbewerbsanalysen

Sie helfen, bewährte Ansätze zu erkennen und Doppelarbeit zu vermeiden.

Erfahrungen aus früheren Initiativen

Gescheiterte Versuche liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, was nicht funktioniert. Die Ergebnisse sollten strukturiert werden, etwa nach Themen oder Stakeholdern.

In einem zweiten Schritt müssen die Erkenntnisse strukturiert werden, bevor der Schreibprozess beginnt. Die Kategorisierung der Daten nach Themen, Stakeholder-Gruppen oder Prozessbereichen hilft, Zusammenhänge sichtbar zu machen (Exhibit 4).

Exhibit 4: 360°-Radar zur Strukturierung aller Recherche-Erkenntnissen

Daher sollten im letzten Schritt ausschließlich validierte Daten in ein Problem Statement aufgenommen werden. Veraltete Kennzahlen oder unbelegte Aussagen untergraben die Glaubwürdigkeit, sobald ein Stakeholder das Statement hinterfragt. Belastbare Daten hingegen stützen die Schlussfolgerungen.

Die Investition in Kontextrecherche zahlt sich über den gesamten Problemlösungsprozess aus. Teams vertrauen Problem Statements, die auf Forschung basieren, und Entscheidungsträger stellen Ressourcen eher bereit, wenn Daten den Handlungsbedarf klar belegen.

Problem Statements vor Veröffentlichung validieren

Exhibit 5: Checkliste zur Validierung eines Problem Statements 

Für die Validierung eines Problem Statements kann auch das Feedback von unbeteiligten Personen sehr hilfreich sein. Wenn diese den Text lesen und anschließend erklären, wie sie das Problem verstehen, werden Lücken, Unklarheiten oder unbeabsichtigte Implikationen sichtbar, die noch adressiert werden können:

• Sind alle betroffenen Stakeholder korrekt identifiziert?
• Fehlen zentrale Zielgruppen, die stark betroffen sind?
• 
  Sind alle Erfolgskriterien messbar und realistisch?
• 
  Lässt sich nachvollziehen, ob Lösungen den definierten Zielzustand erreichen?

Als letzter Schritt ist vor der Veröffentlichung eine formale Freigabe durch Entscheidungsträger erforderlich. Ihre Zustimmung bestätigt das organisatorische Commitment, dieses Problem zu lösen und die notwendigen Ressourcen bereitzustellen.

Der Validierungsprozess dauert nur wenige Stunden. Er folgt jedoch demselben Prinzip wie alle vorherigen Schritte: Je mehr Zeit hier investiert wird, desto weniger Aufwand geht später in die falsche Richtung. Ein Problem Statement, das diese Prüfungen besteht, erzeugt bessere Rückmeldungen und führt zu wirksameren Lösungen als eines, das ohne Validierung veröffentlicht wird.

In der Praxis: Beispiele für gute Problem Statements

Wirksame Problem Statements im Einsatz zu sehen, macht abstrakte Prinzipien greifbar und liefert Vorlagen, die sich auf andere Herausforderungen übertragen lassen. Ein konkretes Beispiel zeigt, wie organisatorische Probleme und Zielzustände klar definiert werden können.

Innovationskampagnen und R&D-Initiativen benötigen Problem Statements, die kreative Lösungen ermöglichen und gleichzeitig ausreichend Struktur für die Bewertung bieten. Nachfolgend einige Beispiele aus unterschiedlichen Kontexten:

Beispiel Prozessinnovationen

„Unsere Abteilung für Schadenbearbeitung bearbeitet monatlich 15.000 Versicherungsfälle. 40 Prozent davon erfordern eine manuelle Prüfung aufgrund unvollständiger Unterlagen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 12 Tage, während führende Wettbewerber vergleichbare Fälle in 6 Tagen abschließen.

Die Analyse zeigt, dass bei 70 Prozent der unvollständigen Anträge dieselben fünf Informationen fehlen. Unser Einreichungsformular fordert diese Daten jedoch nicht dynamisch an. Wir suchen nach Lösungen, die den manuellen Prüfaufwand reduzieren, die Bearbeitungszeit verkürzen und die Vollständigkeit beim ersten Einreichen verbessern, ohne zusätzliche Reibung für Kunden zu erzeugen.“

Beispiel Produktentwicklung

„Unsere industriellen IoT-Sensoren funktionieren zuverlässig in kontrollierten Umgebungen, fallen jedoch in stark vibrationsbelasteten Einsatzfeldern wie Fertigung, Transport oder Bauwesen dreimal häufiger aus als spezifiziert. Diese Ausfälle verursachen bei Kunden durchschnittliche Kosten von 15.000 US-Dollar pro Vorfall durch Stillstände und Notfallersatz.

Das aktuelle Sensorgehäuse erfüllt den IP67-Standard. Vibrationstests zeigen jedoch Mikrorisse in Leiterplatten nach 500 Betriebsstunden unter typischen industriellen Vibrationsbedingungen. Wir suchen R&D-Partner, um Lösungen zu entwickeln, die eine Lebensdauer von über 5.000 Stunden in Hochvibrationsumgebungen ermöglichen, bei gleichbleibender Größe, Energieaufnahme und Kosten.“

Problem- vs. Idea-statement

Zur weiteren Klarstellung lassen sich Problem- und Idea-Statements direkt gegenüberstellen (Exhibit 6).

Exhibit 6: Vergleich von Problem- und Idea-Statements

Die Beispiele zeigen, wie Innovationsherausforderungen präzise formuliert werden: klarer Ist-Zustand, quantifizierte Auswirkungen, bekannte Einschränkungen und definierter Zielzustand. Gleichzeitig bleiben sie offen für unterschiedliche Lösungsansätze und sprechen damit relevante Partner gezielt an.

Für eigene Innovationskampagnen lassen sich diese Muster übertragen. Der Fokus liegt auf dem Problem und seiner Wirkung, der Einordnung bisheriger Versuche und der Einladung zu kreativen Lösungen innerhalb realistischer Rahmenbedingungen.

In welchen Geschäftssituationen Problem Statements besonders wichtig sind

Problem Statements entfalten ihren größten Nutzen, wenn das Problem skalierbar ist. Ein gut formuliertes Statement sollte zu Alignment, Entscheidungen und letztlich zu Wirkung führen. Für Projektverantwortliche und Innovation Leads besteht die Herausforderung darin, Theorie in umsetzbare Ausschreibungen für kreative Lösungen zu übersetzen.

Der Übergang von Planung zu Umsetzung erfordert Struktur, aber auch eine klare Verbindung zwischen Problem Statement und Projektfortschritt. Ohne ein unterstützendes System geht selbst das beste Problem Statement im operativen Alltag verloren.

Calls für Proposals mit Problemlogik konfigurieren

Ein Call for Proposal beginnt idealerweise mit einem klar formulierten Problem Statement, das mögliche Lösungen lenkt, ohne sie vorzugeben. Dieser Ansatz (Exhibit 7) zieht kreative Beiträge aus unterschiedlichen Quellen an.

Exhibit 7: Wie Calls für Proposal entlang einer Problemlogik erstellt werden können

Gut formulierte Ausschreibungen erzeugen bessere Rückmeldungen, weil sie klares Denken über das zugrunde liegende Problem zeigen. Sie respektieren die Zeit der Teilnehmenden und erhöhen vor allem die Wahrscheinlichkeit, dass vorgeschlagene Lösungen das Problem tatsächlich lösen.

Gleichzeitig ist Vorsicht geboten: Wird der Lösungsweg zu stark vorgegeben, leidet die Kreativität. Entscheidend ist, das Problem sauber zu rahmen und Expertinnen und Experten die Lösungsentwicklung zu überlassen.

Problem Statements mit Bewertungskriterien verknüpfen

Problem Statement und Bewertungskriterien müssen exakt aufeinander abgestimmt sein. Andernfalls lösen ausgewählte Lösungen nicht das eigentliche Problem.

Zunächst sollten die zentralen Ziele aus dem Problem Statement abgeleitet werden. Wenn das Problem lautet, dass „die Kundenzufriedenheit aufgrund einer Reaktionszeit von 48 Stunden um 30 Prozent gesunken ist“, müssen Bewertungskriterien Reaktionsgeschwindigkeit und Kundenerlebnis priorisieren.

Jede Komponente eines wirksamen Problem Statements sollte sich in einem Bewertungskriterium widerspiegeln. Identifizierte Ursachen werden zu Bewertungsfaktoren.

• Gewichten Sie Kriterien nach Problemdruck.
• Machen Sie Kriterien messbar und objektiv bewertbar.
• 
  Berücksichtigen Sie Wirksamkeit und Umsetzbarkeit gleichermaßen.
• 
  Beziehen Sie betroffene Stakeholder ein.
  Prüfen Sie die Kriterien am definierten Zielzustand.
• 
  Dokumentieren Sie die Verbindung zwischen Kriterien und Problem Statement.

Transparenz erhöht die Qualität der Einreichungen. Werden Problem Statement und Bewertungskriterien gemeinsam kommuniziert, verstehen Teilnehmende besser, wie ihre Vorschläge bewertet werden, und vermeiden Fehlanpassungen.

Vor der Finalisierung sollten alle Kriterien kritisch geprüft werden. Bevorzugen sie ungewollt bestimmte Ansätze? Schließen sie kreative Lösungen aus? Anpassungen helfen, fokussiert und offen zugleich zu bleiben.

Problem Statements mit Portfolios, Roadmaps und Entscheidungen verknüpfen

Problem Statements sollten nicht isoliert existieren. Die Verknüpfung mit strategischen Portfolios, Technologie-Roadmaps und Entscheidungsframeworks stellt sicher, dass relevante Probleme adressiert werden.

• Strategische Portfolio-Ausrichtung
  . Portfolio-Management-Tools sollten Problem Statements gemeinsam mit Projekten abbilden. So wird sichtbar, welche Probleme eine Organisation lösen will und wofür Ressourcen eingesetzt werden.
• Integration in Technologie-Roadmaps. Abhängigkeiten werden klar, wenn Problem Statements mit Fähigkeiten verknüpft sind. Das verhindert parallele Entwicklungen und eröffnet Synergien.
• Anbindung an Entscheidungsframeworks. Dringlichkeit, Wirkung, Stakeholder und Ressourcenbedarf sollten direkt in Investitionsentscheidungen einfließen.
• Performance-Tracking. Kennzahlen aus Problem Statements gehören in Portfolio-Dashboards. Nicht Projektabschlüsse, sondern Zielerreichung zählt.
• Organisationales Lernen. Die Integration dieser Elemente macht Innovation zu einer kohärenten Strategie. Klar definierte Probleme steuern fokussierte Lösungen mit strategischem Impact.

Mit ITONICS die besten Lösungen für die richtigen Problem Statements entwickeln

ITONICS bietet speziell entwickelte Funktionen, um präzise Problem Statements zu formulieren und mit Ideen zu verknüpfen (Exhibit 8).

Exhibit 8: KI-Schreibassistenten präzisieren die Formulierung von Problem Statements

Die Plattform führt Teams mit anpassbaren Templates durch die Erstellung von Problem Statements und sorgt für Konsistenz im gesamten Unternehmen. Bewährte Strukturen erhöhen die Qualität, ohne Flexibilität für unterschiedliche Problemtypen einzuschränken.

• Etablieren Sie Prozesse, die genutzt werden: 
  Passen Sie Workflows, Formulare und Templates so an, dass sie sich natürlich anfühlen.

   

• Beseitigen Sie Informationssilos: Verteilte Teams und fragmentierte Daten führen sonst zu verpassten Chancen und Doppelarbeit.

FAQs über Problem Statements